fbpx

​​Как регулярные встречи с командой влияют на прибыль компании?

Станислав Гуляев — операционный директор Unit School of Business. Каждый слот времени в его календаре выделен на задачу. Эту систему Стас внедряет и в команде. Мы спросили нашего СОО о его системе командных встреч, их необходимой регулярности и о том, как они влияют на прибыль компании. 

В USB разделили встречи на регулярные и нерегулярные. Регламенты регулярных встреч прописаны в книге компании: длительность, структура, участники, тайминги, лимиты. Через них происходит регулярный менеджмент.

Зачем компании регулярные встречи?

Каждый член команды влияет на ее прибыль. Менеджер по продажам заводит деньги напрямую, а кто-то выполняет проекты, которые со временем станут деньгами. Как отслеживать эффективность менеджера мы знаем, а вот работа с проектами часто вызывает вопросы. 

Чтобы отслеживать это, руководитель должен согласовать план проектов по каждому члену команды на предстоящий месяц и в течение месяца трекать успеваемость. Делать это нужно через дашборды, показатели и, конечно, регулярные встречи с командой.

Как это выглядит: сотрудник предоставляет вам план своих проектов, а вы сверяете его со стратегией компании и подразделений, вносите правки. Если проекты совпадают со стратегией, то они в конечном счете повлияют на прибыль.

А чтобы проекты были выполнены, нужны регулярные встречи. На них руководитель может отслеживать и корректировать выполнение проектов.

Заранее запланированные регулярные встречи экономят компании:

  1. Время сотрудников и, соответственно, деньги бизнеса. 
  2. Регулярная короткая встреча избавляет сотрудника от необходимости просить руководителя о ситуативной спонтанной встрече. Руководитель же всегда в курсе дел и не тормозит проект.
  3. Эмоциональный ресурс команды. Когда есть регулярная встреча, где сотрудник получает качественную обратную связь — это всегда хорошо для уверенности и мотивации. Сотрудник знает, что он своими вопросами не выдернет руководителя из задач, а сможет планово все решить на встрече.

Вывод: регулярные встречи экономят время команды, деньги компании и положительно влияют на вовлеченность.

Регистрируйтесь на программу BUILD и узнайте, как управлять проектами, людьми и бизнесом.

Лучшая нерегулярная встреча — запланированная за неделю или несостоявшаяся

Подход СОО USB к нерегулярным встречам:

  1. Все вопросы должны быть подготовлены до встречи.
  2. Обозначить ценный конечный продукт встречи.
  3. Не начинать встречу без 1 и 2 пункта.
  4. Не принимать встреч, назначенных день в день (исключение — для руководителя и по вопросам денег).
  5. Учить команду готовиться ко встречам. 5 минут подготовки экономят десятки минут.

Мой подход и выстроенная система экономят много сил и времени. Внедрять непросто, команде непривычно. Раньше можно было прийти и «поговорить», а сейчас нужно готовиться и вопросы выписывать. Встреча — это не разговор. Тут нужно решать вопросы и задачи!

Вывод: приходите на встречи подготовленными, формулируйте цель встречи разговора и сообщайте о нем заранее, чтобы решать поставленные вопросы.

Нужно создавать крепкие, но гибкие системы

Система встреч должна быть структурированной, понятной, но при необходимости гибкой. В ней должен быть описан человеческий фактор и заложены риски. 

Например, в сервисе и продукте я создал лимит на встречу: она состоится, если присутствуют минимум три человека из команды.

Еще один пример: если у вас появилась новая встреча и первое время она выходит за рамки таймингов, так и напишите в описании к этой встречи “длительность 40 минут, погрешность 20 минут”. А спустя время, когда выровняется формат, удалите этот запас.

Если на встречу заложено 40 минут по времени, но вы решили все вопросы за 20 минут, вставайте и уходите. Если у вас прописано ЦКП встречи «решить 6 вопросов», то нет смысла задерживаться и обсуждать вопросы, о которых забыли написать.

Вывод: уменьшить микроменеджмент и решить проблему встреч без структуры и регламента помогает выстроенная система. 

На программе BUILD узнайте, как построить систему в бизнесе и создать команду, за которой не нужно постоянно следить.