fbpx

Эти ошибки в финансах допускают 99% предпринимателей

Александр Соловей

Александр Соловей, со-основатель сервиса для управления финансами МСБ Finmap в колонке для блога Unit School of Busines рассказывает о самых частых ошибках, совершаемых предпринимателями при ведении финансового учета.

Мы в FINMAP смогли навести порядок в финансах более тысячи компаний в 12 странах мира. В этой статье я расскажу об основных ошибках, которые допускают 99% предпринимателей, и поделюсь правилами, которые помогут их предотвращать в будущем.

Основные ошибки и как их устранить

Вести учет финансов – это не все, что нужно. Купить программу или приложение для ведения отчетности – тем более. Я в свое время перепробовал разные инструменты и лайфхаки. Сейчас я понимаю, что делал ошибки, которые допускает большинство бизнесменов из-за незнания и отсутствия опыта.

Ошибка 1. Смешивание личных денег с деньгами бизнеса

Наиболее частая причина, почему предприниматель не знает точное количество своих свободных средств – это смешивание личных денег с деньгами бизнеса. Вы можете думать, что это не так. Но ответьте для начала себе на вопросы.

Оплачиваете ли вы какие-то чеки или закрываете кассовые разрывы личными деньгами? Или наоборот – поздравляете жену с днем рождения и покупаете подарок за деньги фирмы?

Перетасовывая деньги из кармана в кассу и латая «финансовые дыры», вы никогда не сможете посчитать, какую прибыль до копейки приносит вам ваш бизнес. И у вас может быть паранойя безопасности, мол, вы все считаете, поэтому проблем нет. Но в реальности вам нужно работать над своей финансовой грамотностью.

Как исправить эту ошибку?

1. Придерживаться дисциплины. Подумайте, как вы можете перестать смешивать личные финансы с оборотными средствами вашей компании. Например, хорошо работает система штрафов для самого же себя: залезли в кассу – отдайте потом такую же сумму на благотворительность.

А если срочно нужны деньги, к чему вы в принципе должны быть готовы благодаря собранной подушке безопасности, берите кредит в банке. Так вам станет понятно, кто у кого забирает деньги – вы у бизнеса или он у вас.

2. Следующий лайфхак для разграничения бюджетов фирмы с личным – это отдельная карта в другом банке. Согласитесь, переводы между разными банками делаются чуть сложнее, плюс имеют более высокую комиссию. Я когда-то на этом очень сильно попался, так как заметил сумму комиссии, исчезающую просто в воздухе.

3. Этой ошибки легко избежать с помощью Finmap, так как заранее можно предусмотреть кассовый разрыв.

Ошибка 2. Хранить данные в голове

Как часто ведется учет у вас? Раз в неделю, раз в 2 часа или сутки через трое? Неделю считать деньги, а на второй отдыхать – такую политику финансы не терпят. Как минимум при таком подходе у вас не будет полноценной аналитики, с которой можно работать на улучшение. Почему? Как минимум, вы теряете часть данных. Иногда вы забываете вписать чашку кофе, а иногда поставку оборудования. Причем на первый взгляд кажется «как я могу забыть записать такую крупную покупку?». А я отвечу так «Зачем вообще ее держать в голове и все время трястись, что забудешь внести в отчет?».

Худший способ вести учет это записывать все в разных местах — блокноты, салфетки, бумажки, заметки в телефоне – разве можно все это удерживать в фокусе? Энергия на поиски «писулек» расходуется, деньги – тем более.

В результате вас начинает бесить все, что связано с цифрами, так как процесс ведения учета финансов получается сложным. А нужно максимально его облегчить. Как это сделать?

1. Найдите максимально удобный для себя инструмент для ведения отчета. Особенно если вы используете Эксель, удивляюсь, как вы вообще не отправили все отчеты восвояси. Самодельные таблицы множатся, а понимая целостной картины нет. В итоге вы просто в них путаетесь и откладываете задачу «разобраться» до лучших времен (то есть никогда). Что касается 1С для бизнеса, программа также может оказаться для вас сложной. В таком случае лучше упростить себе задачу. Чаще всего большое количество функций и возможностей 1С вам просто не понадобятся за все время существования вашего бизнеса.

2. Выберите для себя наиболее оптимальный онлайн-сервис. Нужно, чтобы вы могли вносить деньги как с компьютера, так и с телефона, причем даже при отсутствии Wi-Fi.

Ошибка 3. Учет кассовым методом

Считаете ли вы, что все, что пришло в кассу – это доход, а все, что ушло – расход? А прибыль – это разница между ними? Такой подход называется «учет кассовым методом» и является в корне неверным, потому что при расчете прибыли нужно также учитывать:

  • авансы за будущую работу, которая еще не выполнена;
  • обязательства перед поставщиками, особенно если есть долги за предыдущие месяцы.

Такой отчет тоже нужен. Он является одним из трех основных, так как помогает посчитать обороты компании. Называется ОДДС – отчет о движении денег или CashFlow. Но в таком случае вспоминаем, что вместо понятий «доход» и «расход» нужно использовать «поступления» или «приход» и «списания». А разница между приходом и списанием это не «прибыль», а «сальдо» либо «чистый денежный поток» – то есть, на сколько живых денег стало больше в компании за анализируемый период.

Эти отчеты действительно необходимо разграничивать по той причине, что сумма сальдо в CashFlow практически никогда не совпадает с прибылью. Например, если вы закупили новое оборудование или внедрили 1С, то ваш отчет покажет прибыль, а по факту у вас будет 0 или даже минус.

Или более странная ситуация – на счету всегда есть деньги с запасом, нет проблем слетать на отдых, но ваше предприятие работает в убыток за счет накопления крупных сумм долговых обязательств или авансов.

Ошибка 4. Вы единолично ведете все управленческие процессы в компании

Чтобы настроить правильный финансовый учет, обязательно нужно учиться делегировать. Особенно если вы являетесь владельцем малого бизнеса или начинающим предпринимателем, конечно, вам страшно выдавать свои финансовые показатели и кому-то давать доступ к своим финансовым данным. Но если вы хотите расти, вам нужно максимально срезать с себя всю рутинную работу. Внесение финансовых данных это тоже рутинная работа.

Вы должны тратить свое время на анализ данных. А внесение данных и подготовку из них аналитических отчетов должны делать не вы, иначе вы превращаетесь в обычного операционного сотрудника. Но, будучи владельцем бизнеса, вам следует заниматься развитием вашей компании. Вот почему я настаиваю на делегировании внесения финансовых операций.
Наиболее простой способ – это сделать все то, о чем я говорил выше, посмотреть, какие способы получения денег присутствуют в вашей компании, описать это как процедуры и дать людям инструкции.

Я рекомендую пользоваться сервисами, где можно выставить разные уровни доступа пользователей. Например, человек может видеть только те данные, которые он сам вносит.

Ошибка 5. Отсутствие финансового плана

Также здесь хотелось бы затронуть тему планирования. Нет плана – нет денег на его реализацию. Какими бы ни были крупными обороты в вашей компании и положительными отчеты, при отсутствии планирования вы всегда рискуете однажды оказаться в форс-мажорной ситуации. Причем иногда и в объективно не выгодной для вас.

Например, вы знаете, что перед новым годом ваш партнер всегда делает большую скидку на бытовую химию, но вы не планируете эти расходы, и в итоге в новом году покупаете все это по полной цене либо же берете в долг, хотя при грамотном планировании могли бы сразу оплатить товар и забыть об этом.

Теперь вы знаете какие основные ошибки совершают в финансовом менеджменте предприниматели и, кстати, ваши конкуренты, в том числе. Используйте эти знания, чтобы повышать доход более эффективно и развивайте свой бизнес по экспоненте!