fbpx

Как эффективно подготовиться к рабочей неделе

В USB каждый член команды планирует свое время. Это помогает предварительно определить структуру каждого дня и рационально использовать рабочее время. Рассказываем об инструментах планирования для собственника и команды.

Фокусы недели

Фокус нужен, чтобы концентрироваться на самом важном. В недельном планировании отмечайте проекты, которые у вас в фокусе. Они приблизят вас к завершению цели на месяц. Выпишите проекты, которые вы должны выполнить к концу недели и заполните KPI план. 

Зачем?

  • фокусы помогут сконцентрироваться на главном;
  • KPI позволят оцифровать ваш результат, чтобы избежать действий ради действий. Вы четко видите, как влияете на показатели компании.

Пример

В USB есть правило: мы не обманываем себя и честно признаемся себе и команде, если проект не выполнен. Проект не может быть готов на 30% или на 90%. Если он выполнен на 95% — значит, не выполнен совсем. Такой подход помогает нам качественнее оценивать свое время и усилия, необходимые на выполнение задачи.

Задачи недели

Декомпозируйте проекты недели на подзадачи и определите приоритетность выполнения. Перед каждым следующим днём можно сверять задачи, что-то добавлять или переносить, чтобы не потерять важные дела.

Зачем?

  • у вас будет план действий, четкие шаги, которые избавят вас от прокрастинации и хаоса в работе.

Пример

Мы в USB используем task manager, где каждой задаче присвоена отдельная карточка с названием, статусом и дедлайном. Важно ставить не только дедлайн задачи, но и время начала ее выполнения. Это дисциплинирует и помогает не откладывать задачу до крайнего срока.

Регистрируйтесь на программу BUILD и научитесь эффективно управлять командой и системно достигать целей компании!

Календарь

После того, как работа разбита на части, приблизительно оцените время ее выполнения и заполните календарь на каждый рабочий день, разбивая свой график на слоты времени под каждый проект, встречу и задачу

Зачем?

  • вы будете управлять своим временем, четко видеть, сколько времени уходит на разные виды задач и сможете анализировать, как распределять его эффективнее;
  • важно оставлять резерв времени на незапланированные задачи и встречи.

Пример

Чтобы начать эффективно вести календарь и планировать каждый свой день грамотно и четко, понадобится время. Вот как менялся подход к ведению календаря у нашего СОО Станислава Гуляева:

Больше советов от нашего СОО читайте в статье «Как регулярные встречи влияют на прибыль компании».

  • в ноябре начал вести календарь;
  • в январе добавил начало и конец рабочего дня, чтобы видеть, насколько он перерабатывает;
  • в феврале начал разделять регулярные/нерегулярные встречи и обозначил их по цветам для упрощения визуализации;
  • в апреле добавил слоты под операционную работу и уменьшил общее количество встреч на 20-30%;
  • в июне «операционное время» стал делить на конкретные проекты, которые ставит в план недели.

Назначенные встречи

Согласуйте все необходимые встречи на предстоящую неделю — с командой, партнерами, друзьями. Стоит отметить в календаре также все даты и праздники, которым нужно уделить внимание.

Зачем?

  • это позволит вам управлять своим временем;
  • согласованные встречи помогут избежать накладок по времени;
  • коллеги не будут вас «дергать» на неделе, зная, что могут назначить плановую встречу.

Пример

У нас в USB есть правило: мы назначаем встречи в пятницу вечером и в понедельник утром. Таким образом еще с прошлой недели мы точно понимаем, насколько сдвинутся проекты на следующей неделе и какие вопросы будут решены, и можем эффективно планировать работу.

  1. До встречи должны быть все вопросы, обсудив которые, мы можем закончить, даже если осталось время.
  2. Называть ЦКП каждой нерегулярной встречи. Важно понимать до начала, какой результат мы получим по итогу.
  3. Не начинать встречу без 1 и 2 пункта.
  4. Учить команду готовиться к встречам, 5 минут подготовки — экономят десятки минут.

На программе BUILD  вы построите организационную структуру компании и создадите стратегию развития бизнеса на несколько лет вперед. Регистрируйтесь!