fbpx

Как регулярные отчеты влияют на эффективность бизнеса

Чтобы эффективно двигаться к нескольким большим целям одновременно, собственнику бизнеса нужно регулярно подводить итоги работы и анализировать промежуточные результаты. В этом помогают отчеты. Рассказываем о пользе отчетов собственника и команды для компании.

Недельный отчёт

Отчет в конце недели дает ясность, какие проекты отнимают слишком много времени и каким показателям или целям нужно уделять больше внимания. Качественно и реалистично распланировать следующую неделю помогает таск менеджер, где можно присвоить каждой задаче статус:

  • выполненные задачи;
  • в работе; 
  • горит;
  • текущие задачи и тд.

Этот инструмент помогает удерживать фокус на приоритетных краткосрочных задачах. 

Чек-лист подготовки к недельному отчету:

  1. Закройте скопившиеся за неделю запросы, которые ожидают вашего решения.
  2. Поработайте с календарем, убедитесь, что закрыты все вопросы по прошедшим встречам и ивентам. 
  3. Проверьте проекты, которые сейчас в работе. Все ли из запланированного выполнено.
  4. Проверьте выполнение делегированных дел. 
  5. Сделайте анализ продвижения по целям месяца. Оцените, насколько вы продвинулись за прошедшую неделю.
  6. Зафиксируйте результат недели. 

Месячный отчет

Месячный отчет показывает промежуточные результаты вашей работы и помогает следить за движением к целям, которые вы поставили на год.

Чек-лист подготовки к месячному отчету:

  1. Запишите затраченные в течение месяца ресурсы, чтобы отследить, насколько эффективно вы их расходуете.
  2. Оцените, как продвигаются годовые цели. Проанализируйте, двигаетесь ли вы в нужном темпе, и если нет — что можно скорректировать.
  3. Зафиксируйте итоги.
  4. В качестве дополнительной подготовки запишите, что важного произошло в этом месяце. Это могут быть не только ваши результаты и показатели, но и события, которые на вас повлияли, или мероприятия, которые вы посетили. Обдумайте свой самый значимый результат в личностном развитии и самое большое профессиональное достижение за прошедший месяц.

Благодаря регулярным отчетам вы:

  • устанавливаете реальные сроки и соблюдаете их, четко понимаете свои потребности во времени;
  • быстрее решаете задачи, распределяя их по статусам;
  • понимаете, какие задачи можно делегировать;
  • правильно расставляете приоритеты;
  • минимизируете стресс и получаете большее удовлетворение от работы.

На программе BUILD вы научитесь определять критичные для проектов процессы, анализировать и налаживать их. Регистрируйтесь!

Отчеты команды

Отчеты сотрудников должны показывать продуктивность использования рабочего времени и то, насколько они справляются с задачами.

Разделы отчета должны показывать:

  • Результаты и достижения за день/неделю. Чаще всего это выполненные задачи, поставленные ранее. Отмечая достижения, важны количественные показатели: цифры, факты.
  • Проблемы, для решения которых нужна помощь руководителя. Этот раздел помогает быстро решать оперативные вопросы. При этом важно предлагать план действий.
  • Запланированные, но невыполненные задачи. Здесь важно не просто указать причину, по которой они не были сделаны, а что делается, чтобы ее устранить.
  • Планы на следующий отчетный период. Стоит ранжировать задачи по приоритетам. Например, важные срочные, важные несрочные, неважные срочные и т.д.

Благодаря регулярным отчетам команды вы:

  • Экономите время. Намного эффективнее получать регулярно от сотрудников отчеты и быстро их прочитывать, чем «выдергивать» каждого и опрашивать, что сделано и нет ли проблем.
  • Структурируете работу тех, кто отчитывается. Когда команда должна писать отчеты, они осмысливают и организуют свою работу. Ему приходят новые идеи, он чувствует дедлайн отчета, и это стимулирует его эффективнее использовать рабочее время. 

Регистрируйтесь на программу BUILD и овладейте эффективными инструментами командного менеджмента.