fbpx

Ефективна постановка бізнес-задач співробітникам

Постановка задач – один з найважливіших етапів у роботі керівника. Від того, наскільки правильно він поставить підлеглим завдання, залежить виконання цілей бізнесу. Ділимося інструментами, як ставити задачі співробітникам, щоб вони ефективно використовували робочий час.

1. Чітко пояснюйте задачу і мету

Одна з ключових помилок керівників – впевненість в тому, що підлеглі здогадуються про деталі завдань, які вони перед ними ставлять. Але обов’язкова умова для коректного виконання завдання – чітке розуміння співробітником його важливості в контексті бізнес-цілі.

Заохочуйте співробітників задавати вам уточнювальні питання. Якщо ви не будете цього робити, вони постараються зробити все на свій розсуд, не питаючи порад, тільки щоб вас не смикати. Це часто призводить до помилок, які в плані часу і грошей обійдуться набагато дорожче, ніж якби ви витратили час на попереднє докладне пояснення суті роботи.

2. Ставте дедлайни

Не замінюйте часові рамки словами «швидко», «скоро», «не так терміново». Сенс, який ви вкладаєте в слово «скоро», може сильно відрізнятися від того, що вкладають в нього ваші колеги. Такі непорозуміння можуть мати серйозні наслідки для будь-якого бізнесу. Називайте точне число і час, до якого задача має бути зроблена.

3. Давайте альтернативу

Це особливо актуально при постановці задач асистенту керівника. Передбачте кілька альтернативних варіантів на випадок, якщо кращий для вас варіант неможливо реалізувати через об’єктивні причини.

Приклад постановки задачі з альтернативними варіантами: «Мені потрібно, щоб зустріч з фінансовим директором відбулася 20-го числа. Якщо він не зможе в цей час, можна розглянути варіант після обіду 26-го. Або проведемо в цей день зустріч з аналітиком».
Пропонуючи альтернативи, ви даєте можливість співробітнику виконувати роботу спокійно, але з можливістю постійної перевірки. Це заощадить вам час, тому що співробітнику не потрібно буде постійно вас смикати з питаннями та уточненнями.

4.Переконайтеся, що співробітник зрозумів задачу

Перш ніж ви відпустите співробітника виконувати завдання, переконайтеся в тому, що він зрозумів її і результати, які від нього очікують. Ви можете поцікавитися, чи залишилися у нього питання до вас.

Уникайте фрази «Вам усе зрозуміло?». Це закрите питання, воно не запрошує співробітника до діалогу і не дає переконатися в тому, чи дійсно поставлена ​​задача йому зрозуміла.

Додаткові відкриті питання, які перевіряють правильне розуміння завдання:

  • Який план виконання завдання?
  • Як будете шукати інформацію для виконання завдання?
  • Який метод будете використовувати?
  • Чи залишилися питання?

5. Давайте зворотній зв’язок

Робіть регулярні зустрічі з проміжними результатами проєктів. Давайте конструктивний зворотній зв’язок. Від цього буде залежати ставлення співробітника до справи.
Підтримуйте співробітників, нехай вони регулярно звертаються до вас за порадою чи ідеєю. Якщо маєте сумніви щодо їхньої здатності виконати роботу, узгодьте графік моніторингу та звіту: тоді, якщо задача дійсно важлива, ви будете відслідковувати прогрес у робочому процесі щотижня або навіть щодня.

6. Ставте задачі, що розвивають

Не ставте задачі у формі наказів. Так ви не даєте можливості людині навіть подумати, як краще підійти до виконання завдання. Все, що вона може зробити, – чітко слідувати вашим інструкціям.
Набагато продуктивніше використовувати інший метод – описати обсяг роботи або завдання, вислухати ідеї і обговорити результат разом зі співробітником. Більшість людей потрібно певною мірою контролювати, щоб вони не відхилялися від наміченої мети. Відповідно, завдання керівника в тому, щоб правильно описати цю кінцеву мету. При цьому на питання «Як саме здійснювати задумане», співробітник відповідає сам – це стимулює інтерес до задачі і дає можливість проявити себе.

7. Довіряйте співробітникам

Часто керівник робить помилку, думаючи, що знає, коли може довіряти своїй команді в прийнятті рішень, а коли ні. Він дозволяє своїм підлеглим діяти самостійно і вільно, поки вони діють правильно в його розумінні. Такий підхід призводить до того, що творчі та ініціативні працівники перетворюються на виконавців, вигорають, конфліктують з керівником і в результаті часто йдуть.
Мінімізуйте мікроменеджмент і прагненням контролювати всі процеси. Керівник, який правильно ставить задачі – довіряє своїй команді і делегує відповідальність.