fbpx

Ці помилки у фінансах допускають 99% підприємців

Александр Соловей

Олександр Соловей, співзасновник сервісу для управління фінансами МСБ Finmap в колонці для блогу Unit School of Busines розповідає про найчастіші помилки, які роблять підприємці при веденні фінансового обліку.

Ми у FINMAP змогли навести лад у фінансах понад тисячі компаній в 12 країнах світу. У цій статті я розповім про основні помилки, які допускають 99% підприємців, і поділюся правилами, які допоможуть їх уникнути в майбутньому.

Основні помилки і як їх усунути

Вести облік фінансів – це не все, що потрібно. Купити програму або додаток для ведення звітності – тим паче. Я свого часу перепробував різні інструменти й лайфхаки. Зараз я розумію, що робив помилки, які допускає більшість бізнесменів через незнання та відсутність досвіду.

Помилка 1. Змішування особистих грошей з грошима бізнесу

Найчастіша причина, чому підприємець не знає точної кількості своїх вільних коштів – це змішування особистих фінансів з грошима бізнесу. Ви можете думати, що це не так. Але дайте для початку собі відповідь на питання. Оплачуєте ви якісь чеки або закриваєте касові розриви особистими грошима? Або навпаки – вітаєте дружину з днем ​​народження і купуєте подарунок за гроші фірми?

Перетасовуючи гроші з кишені в касу і латаючи «фінансові діри», ви ніколи не зможете порахувати до копійки, який прибуток приносить вам ваш бізнес. І у вас може бути параноя безпеки, ніби, ви все враховуєте, тому проблем немає. Але в реальності вам потрібно працювати над своєю фінансовою грамотністю.

Як виправити цю помилку?

  • Дотримуватися дисципліни. Подумайте, як ви можете перестати змішувати особисті фінанси з обіговими коштами вашої компанії. Наприклад, добре працює система штрафів для самого ж себе: залізли в касу – віддайте потім таку ж суму на благодійність.
  • А якщо терміново потрібні гроші, до чого ви в принципі повинні бути готові завдяки зібраній заздалегідь подушці безпеки, беріть кредит в банку. Так вам стане зрозуміло, хто у кого забирає гроші – ви у бізнесу або він у вас.
  • Наступний лайфхак для розмежування бюджету фірми з особистим – це окрема карта в іншому банку. Погодьтеся, перекази між різними банками робляться трохи складніше, плюс мають вищу комісію. Я колись на цьому дуже сильно попався, оскільки помітив  суму комісії, яка зникала просто у повітрі.
  • Цієї помилки легко уникнути за допомогою Finmap, оскільки заздалегідь можна передбачити касовий розрив.

Помилка 2. Зберігати дані в голові

Як часто ведеться облік у вас? Раз в тиждень, раз на 2 години чи три доби? Одного тижня рахувати гроші, а на другий відпочивати – таку політику фінанси не терплять. Як мінімум при такому підході у вас не буде повноцінної аналітики, з якою можна працювати на покращення. Чому? Ви втрачаєте частину даних. 

Іноді ви забуваєте вписати чашку кави, а іноді поставку обладнання. Причому на перший погляд здається «як я можу забути записати таку велику покупку?». А я відповім так: «Навіщо взагалі її тримати в голові та весь час трястися, що забудеш внести до звіту?».

Найгірший спосіб вести облік це записувати все в різних місцях – блокноти, серветки, папірці, нотатки в телефоні – хіба можна все це тримати у фокусі? Енергія на пошуки «писульок» витрачається, гроші – тим більше.

У результаті вас починає дратувати все, що пов’язано з цифрами, бо процес ведення обліку фінансів виходить складним. А потрібно максимально його полегшити. Як це зробити?

  • Знайдіть максимально зручний для себе інструмент для ведення звіту.
    Особливо якщо ви використовуєте Ексель, дивуюся, як ви взагалі не відправили всі звіти геть. Саморобні таблиці множаться, а розуміючи цілісної картини немає. У підсумку ви просто в них плутаєтеся і відкладаєте завдання «розібратися» до кращих часів (тобто ніколи). Що стосується 1С для бізнесу, програма також може виявитися для вас складною. В такому випадку краще спростити собі задачу. Найчастіше велика кількість функцій і можливостей 1С вам просто не знадобляться за весь час існування вашого бізнесу.
  • Виберіть для себе оптимальний онлайн-сервіс. Потрібно, аби ви могли вносити гроші як з комп’ютера, так і з телефону, причому навіть при відсутності Wi-Fi.

Помилка 3. Облік за касовим методом

Чи вважаєте ви все, що прийшло в касу доходом, а все, що пішло – витратами? А прибуток – різницею між ними? Такий підхід називається «облік за касовим методом» і є в корені неправильним, тому що при розрахунку прибутку потрібно також враховувати:

  • аванси за майбутню роботу, яка ще не виконана;
  • зобов’язання перед постачальниками, особливо якщо є борги за попередні місяці.

Такий звіт теж потрібен. Він є одним з трьох основних, оскільки допомагає порахувати обороти компанії. Називається ОДДС – звіт про рух грошей або CashFlow. Але в такому випадку згадуємо, що замість понять «прибуток» і «витрата» потрібно використовувати «надходження» або «прихід» і «списання». А різниця між приходом і списанням це не «прибуток», а «сальдо» або «чистий грошовий потік» – тобто, на скільки в компанії за аналізований період живих грошей стало більше.

Ці звіти дійсно необхідно розмежовувати з тієї причини, що сума сальдо в CashFlow практично ніколи не збігається з прибутком. Наприклад, якщо ви закупили нове обладнання або впровадили 1С, то ваш звіт покаже прибуток, а за фактом у вас буде 0 або навіть мінус.

Або більш дивна ситуація – на рахунку завжди є гроші з запасом, немає проблем злітати на відпочинок, але ваше підприємство працює у збиток шляхом накопичення великих сум боргових зобов’язань або авансів.

Помилка 4. Ви самостійно ведете всі управлінські процеси в компанії

Щоб налаштувати правильний фінансовий облік, обов’язково потрібно вчитися делегувати. Особливо якщо ви є власником малого бізнесу або початківцем у підприємницькій справі, звичайно, вам страшно надавати комусь свої фінансові показники та давати доступ  до своїх фінансових даних. Але якщо ви хочете рости, вам потрібно максимально зрізати з себе всю рутинну роботу. Внесення фінансових даних це теж рутинна робота.

Ви повинні витрачати свій час на аналіз даних. А внесення даних і підготовку з них аналітичних звітів повинні робити не ви, інакше ви перетворюєтеся у звичайного операційного співробітника. Але, в ролі власника бізнесу, вам слід займатися розвитком вашої компанії. Ось чому я наполягаю на делегуванні внесення фінансових операцій.

Найпростіший спосіб – це зробити все те, про що я говорив вище, подивитися, які способи отримання грошей присутні у вашій компанії, описати це як процедури й дати людям інструкції.

Я рекомендую користуватися сервісами, де можна встановлювати різні рівні доступу користувачів. Наприклад, ваш працівник може бачити тільки ті дані, які він  вносить сам.

Помилка 5. Відсутність фінансового плану

Також хотілося б торкнутися теми планування. Немає плану – немає грошей на його реалізацію. Якими б великими не були грошовий обіг вашої компанії і позитивними звіти, при відсутності планування ви завжди ризикуєте одного разу опинитися в форс-мажорній ситуації. Причому інколи й в об’єктивно не вигідній для вас. Наприклад, ви знаєте, що перед початком нового року ваш партнер завжди робить велику знижку на побутову хімію, але ви не плануєте ці витрати, і в підсумку в новому році купуєте все це за повною ціною або ж берете в борг, хоча при грамотному плануванні могли б відразу оплатити товар і забути про це.

Тепер ви знаєте які основні помилки роблять у фінансовому менеджменті підприємці та, до речі, ваші конкуренти, в тому числі. Використовуйте ці знання, аби підвищувати дохід більш ефективно і розвивайте свій бізнес по експоненті!