fbpx

Як ефективно підготуватися до робочого тижня

У USB кожен член команди планує свій час. Це допомагає попередньо визначити структуру кожного дня і раціонально використовувати робочий час. Розповідаємо про інструменти планування для власника і команди.

Фокуси тижня

Фокус потрібен, щоб концентруватися на найважливішому. У тижневому плануванні відзначайте прєкти, які у вас в фокусі. Вони наблизять вас до завершення мети на місяць. Випишіть проєкти, які ви повинні виконати до кінця тижня і заповніть KPI план.

Навіщо?

  • фокуси допоможуть сконцентруватися на головному;
  • KPI дозволять оцифрувати ваш результат, щоб уникнути дій заради дій. Ви чітко бачите, як впливаєте на показники компанії.

Приклад

У USB є правило: ми не обманюємо себе і чесно зізнаємося собі і команді, якщо проєкт не виконаний. Проект не може бути готовий на 30% або на 90%. Якщо він виконаний на 95% – отже, невиконаний зовсім. Такий підхід допомагає нам якісніше оцінювати свій час і зусилля, необхідні для виконання завдання.

Задачі тижня

Декомпозуйте проєкти тижня на підзадачі і визначте пріоритетність виконання. Перед кожним наступним днем ​​можна звіряти задачі, щось додавати або переносити, щоб не втратити важливі справи.

Навіщо?

  • у вас буде план дій, чіткі кроки, які позбавлять вас від прокрастинації і хаосу в роботі.

Приклад

Ми в USB використовуємо task manager, де кожній задачі присвоєна окрема картка з назвою, статусом і дедлайном. Важливо ставити не тільки дедлайн задачі, але й час початку її виконання. Це дисциплінує і допомагає не відкладати завдання до крайнього терміну.

Реєструйтеся на програму BUILD і навчіться ефективно управляти командою і системно досягати цілей компанії!


Календар

Після того, як робота розбита на частини, приблизно оцініть час її виконання і заповніть календар на кожний робочий день, розбиваючи свій графік на слоти часу під кожен проєкт, зустріч і завдання.

Навіщо?

  • ви будете керувати своїм часом, чітко бачити, скільки часу йде на різні види завдань і зможете аналізувати, як розподіляти його ефективніше;
  • важливо залишати резерв часу на незаплановані завдання і зустрічі.

Приклад

Щоб почати ефективно вести календар і планувати кожен свій день грамотно і чітко, знадобиться час. Ось як змінювався підхід до ведення календаря у нашого СОО Станіслава Гуляєва:

Більше порад від нашого СОО читайте у статті «Як регулярні зустрічі впливають на прибуток компанії».

  • у листопаді почав вести календар;
  • у січні додав початок і кінець робочого дня, щоб бачити, наскільки він перепрацьовує;
  • у лютому почав розділяти регулярні/нерегулярні зустрічі та позначив їх за кольорами для спрощення візуалізації;
  • у квітні додав слоти під операційну роботу і зменшив загальну кількість зустрічей на 20-30%;
  • у червні «операційний час» став ділити на конкретні проєкти, які додає до плану тижні.

    Призначені зустрічі

Узгодьте всі необхідні зустрічі на наступний тиждень – з командою, партнерами, друзями. Варто позначити в календарі також всі дати і свята, яким потрібно приділити увагу.

Навіщо?

  • це дозволить вам управляти своїм часом;
  • узгоджені зустрічі допоможуть уникнути накладок за часом;
  • колеги не будуть вас «смикати» на тижні, знаючи, що можуть призначити планову зустріч.

Приклад

У нас в USB є правило: ми призначаємо зустрічі у п’ятницю ввечері і в понеділок вранці. Таким чином ще з минулого тижня ми точно розуміємо, наскільки зрушаться проєкти на наступному тижні і які питання будуть вирішені, і можемо ефективно планувати роботу.

  1. До зустрічі повинні бути всі питання, обговоривши які, ми можемо закінчити, навіть якщо залишився час.
  2. Називати ЦКП кожної нерегулярної зустрічі. Важливо розуміти до початку, який результат ми отримаємо в результаті.
  3. Не починати зустріч без 1 і 2 пункту.
  4. Вчити команду готуватися до зустрічей, адже 5 хвилин підготовки економлять десятки хвилин.

    На програмі BUILD ви побудуєте організаційну структуру компанії і створите стратегію розвитку бізнесу на кілька років вперед.