fbpx

Як регулярні звіти впливають на ефективність бізнесу

Щоб ефективно рухатися до кількох великих цілей одночасно, власнику бізнесу потрібно регулярно підводити підсумки роботи та аналізувати проміжні результати. У цьому допомагають звіти. Розповідаємо про користь звітів власника і команди для компанії.

Тижневий звіт

Звіт в кінці тижня дає ясність, які проєкти забирають забагато часу і яким показникам чи цілям потрібно приділяти більше уваги. Якісно і реалістично розпланувати наступний тиждень допомагає таск менеджер, де можна присвоїти кожній задачі статус:

  • виконані завдання;
  • в роботі;
  • горить;
  • поточні завдання і тд.

Цей інструмент допомагає утримувати фокус на пріоритетних короткострокових завданнях.

Чек-лист підготовки до тижневого звіту:

  1. Закрийте запити, які накопичилися за тиждень і очікують вашого рішення.
  2. Попрацюйте з календарем, переконайтеся, що закриті всі питання з минулих зустрічей та івентів.
  3. Перевірте проєкти, які зараз у роботі. Чи все із запланованого виконано.
  4. Перевірте виконання делегованих справ.
  5. Зробіть аналіз просування по цілях місяця. Оцініть, наскільки ви просунулися за минулий тиждень.
  6. Зафіксуйте результат тижні.

Місячний звіт

Місячний звіт показує проміжні результати вашої роботи і допомагає стежити за рухом до цілей, які ви поставили на початку року.

Чек-лист підготовки до місячного звіту:

  1. Запишіть витрачені протягом місяця ресурси, щоб відстежити, наскільки ефективно ви їх використовуєте.
  2. Оцініть, як просуваються річні цілі. Проаналізуйте, чи рухаєтеся ви в потрібному темпі і якщо ні – що можна скорегувати.
  3. Зафіксуйте підсумки.
  4. В якості додаткової підготовки запишіть, що важливого сталося в цьому місяці. Це можуть бути не тільки ваші результати і показники, а й події, які на вас вплинули, або заходи, які ви відвідали. Обміркуйте свій найзначніший результат в особистісному розвитку і найбільше професійне досягнення за минулий місяць.

    Завдяки регулярним звітам ви:
  • встановлюєте реальні терміни і дотримуєтеся їх, чітко розумієте свої потреби в часі;
  • швидше вирішуєте завдання, розподіляючи їх по статусах;
  • розумієте, які завдання можна делегувати;
  • правильно розставляєте пріоритети;
  • мінімізуєте стрес і отримуєте більше задоволення від роботи.

На програмі BUILD ви навчитеся визначати критичні для проєктів процеси, анализізувати і налогоджувати їх.


Звіти команди

Звіти співробітників повинні показувати продуктивність використання робочого часу і те, наскільки вони справляються з завданнями.

Розділи звіту повинні показувати:

  • Результати та досягнення за день/тиждень. Найчастіше це виконані завдання, поставлені раніше. Відзначаючи досягнення, важливі кількісні показники: цифри, факти.
  • Проблеми, для вирішення яких потрібна допомога керівника. Цей розділ допомагає швидко вирішувати оперативні питання. При цьому важливо пропонувати план дій.
  • Заплановані, але невиконані задачі. Тут важливо не просто вказати причину, чому вони не були зроблені, а що робиться, щоб її усунути.
  • Плани на наступний звітний період. Варто ранжувати завдання по пріоритетам. Наприклад, важливі термінові, важливі нетермінові, неважливі термінові і т.д.Завдяки регулярним звітам команди ви:
  • Економите час. Набагато ефективніше отримувати регулярно від співробітників звіти та швидко їх прочитувати, ніж «висмикувати» кожного і опитувати, що зроблено і чи немає проблем.
  • Структуруєте роботу тих, хто звітує. Коли члени команди мають писати звіти, вони осмислюють і організують свою роботу. Їм приходять нові ідеї, вони відчувать дедлайн звіту, і це стимулює ефективніше використовувати робочий час.

    Реєструйтеся на программу BUILD і оволодійте ефективними інструментами командного менеджменту.