fbpx

Управління проєктом: 5 контрольных точок

Володимир Страшко, засновник консалтингової компанії «HR YOU» і експерт Unit School of Business, розповів, як залишатися в ресурсі під час запуску проєкту і мінімізувати управлінські ризики.

Існує думка, що проєкт – це найбільш простий і зрозумілий спосіб досягти результату, тому що він має зрозумілу мету, певну кількість задач, терміни і ресурси. Ці обмеження ще називають проєктним трикутником.

Але на практиці, входячи в проєкт, стикаєшся із законом Мерфі, який говорить: «Якщо щось може піти не так, воно піде не так». Тому проєктний менеджер живе в постійному очікуванні форс-мажорів, які потрібно якось виправляти.

Зазвичай всі проблеми пов’язані зі складною системою проєктних комунікацій, де зазвичай задіяно дуже багато людей – учасників з боку команди і стейкхолдерів. Щоб мінімізувати ризики, можна використовувати систему з 5 контрольних точок, які проєктному менеджеру потрібно поставити і контролювати:

1.Узгодження мети

Перед тим, як прописати технічне завдання, потрібно визначитися, що ви хочете отримати в результаті реалізації проєкту.

Наприклад, проєкт у компанії – впровадження CRM. Хто будуть стейкхолдерами? Власник бізнесу, директор, керівник відділу продажів, технічний підрядник. Чи однакові інтереси і очікування від CRM у всіх цих сторін?

  • власник хоче інвестувати якомога менше грошей і отримати хороший результат;
  • РОП хоче мінімізувати ступінь своєї завантаженості в процесі адміністрування продажів;
  • підрядники хочуть якомога більше вам продати і заробити більше грошей.

І проєктний менеджер повинен узгодити всі ці бачення, знайти компроміс, затвердити мету проєкту і етапи його реалізації. Тому спочатку переконайтеся, що всі сторони однаково розуміють мету проєкту, і очікуваний результат у всіх один.

2.Управління ризиками

Починати управляти ризиками потрібно вже на етапі планування.

Для цього страхуйте себе по:

  • часу. Краще закладати близько 20% люфту часу в терміни проєкту, щоб закінчити його заздалегідь і мати можливість виправити якісь проблеми;
  • фінансам. Якщо говоримо про фінансове планування, то теж потрібно закладати люфт в 10% -30%, щоб мати можливість покрити форс-мажори;
  • команді. Переконайтеся, що команда, яка входить в проєкт, має необхідні компетенції для його виконання і потенціал до злагодженої роботи. Важливо, щоб команда не загрузла в конфліктах, які можуть вбити проєкт. Добре, коли команда працює разом не перший день – це теж свого роду страховка.

На етапі планування також потрібно сформувати систему КПІ проєкту. Бажано, щоб вони включали випереджаючі і запізнілі показники.

Запізнілі КПІ – це характеристики, які виходять в результаті досягнення мети проєкту, а випереджаючі – які ви контролюєте по ходу проєкту.

Наприклад, ви контролюєте відсоток витрат ресурсів і проводите кореляцію зі ступенем виконаних завдань. Потім можете контролювати якісні показники (конверсії) і кількісні (кількість проведених зустрічей, кількість створених прототипів).

Реєструйтеся на програму BUILD і отримуйте інструменти з управління проєктами, командою і бізнесом.

3.Наявність єдиної системи постановки задач

Ця система повинна бути зрозумілою всім. Всі проєктні задачі повинні ставитися і контролюватися в одному просторі.

Проблеми з комунікацією починаються, коли ми пишемо повідомлення в Telegram, тут же ставимо задачу в Trello, потім телефонуємо і даємо цінні вказівки команді, а потім ще в Viber надсилаємо повідомлення і на електронну пошту пишемо лист. Тоді частина інформації точно загубиться. Система повинна бути єдиною.

4.Мітинги

Система комунікацій по проєкту вибудовується через мітинги. Вони повинні бути регулярними, а всі учасники повинні знати порядок денний.

Мітинги – це не спілкування заради спілкування, а координація. Вони повинні проходити не раз на місяць, а раз на тиждень або щодня – в залежності від проєкту. Важливо під час мітингів ділитися інформацією про те, як йде робота над проєктом, які складнощі виникають і як їх можна виправити.

Якщо проджект переконаний, що всі учасники проєкту знають, коли запланований мітинг, де він буде проходити і який порядок денний, то контрольну точку можна вважати виконаною.

5.Гнучкість

Незважаючи на всі обережності, при реалізації проєкту обов’язково щось піде не так. В цьому випадку не потрібно рвати на собі волосся і кричати, що все пропало. Просто зберіть мітинг з командою і скоригуйте план проєкту.

Планування – безцінне. Сліпе дотримання плану – марне. Тому будьте гнучкими.

Якщо через форс-мажори ви бачите, що не здатні досягти потрібних КПІ, ви можете їх переглянути, але так, щоб мета, про яку ви домовилися в першому пункті, була досягнута.

На програмі BUILD ви навчитеся ефективно делегувати і знаходити час на стратегічні завдання.