fbpx

Эффективная постановка бизнес-задач сотрудникам

Постановка задач — один из самых важных этапов в работе руководителя. От того, насколько правильно он поставит подчиненным задачи, зависит выполнение целей бизнеса. Делимся инструментами, как ставить задачи сотрудникам, чтобы они эффективно использовали рабочее время.

1. Четко объясняйте задачу и цель

Одна из ключевых ошибок руководителей — уверенность в том, что подчиненные догадываются о деталях задач, которые они перед ними ставят. Но обязательное условие для корректного выполнения задания — четкое понимание сотрудником важности задачи в контексте бизнес-цели. 

Поощряйте сотрудников задавать вам уточняющие вопросы. Если вы не будете этого делать, они постараются сделать всё как считают нужным, не прибегая к вашим советам, только чтобы вас не раздражать. Это часто приводит к ошибкам, которые в плане времени и денег обойдутся гораздо дороже, чем если бы вы потратили время на предварительное подробное объяснение сути работы.

2. Ставьте дедлайны

Не заменяйте временные рамки словами «быстро», «скоро», «не так срочно». Смысл, который вы вкладываете в слово «скоро», может сильно отличаться от того, что вкладывают в него ваши коллеги. Такие недопонимания могут иметь серьезные последствия для любого бизнеса. Называйте точное число и время, к которому задача должна быть сделана.

3. Давайте альтернативу

Это особенно актуально при постановке задач ассистенту руководителя. Предусмотрите несколько альтернативных вариантов на случай, если предпочтительный для вас вариант нельзя реализовать по объективным причинам.

Пример постановки задачи с альтернативными вариантами: «Мне нужно, чтобы встреча с финансовым директором состоялась 20-го числа. Если он не сможет в это время, можно рассмотреть вариант после обеда 26-го. Либо проведем в этот день встречу с аналитиком».

Предоставляя альтернативы, вы даете возможность сотруднику выполнять работу спокойно, но с возможностью постоянной перепроверки. Это сэкономит вам время, потому что сотруднику не нужно будет постоянно вас дергать с вопросами и уточнениями.

4.Убедитесь, что сотрудник понял задачу

Прежде чем вы отпустите сотрудника выполнять задачу, убедитесь в том, что он понял ее и результаты, которые от него ожидают. Вы можете поинтересоваться, остались ли у него вопросы к вам. 

Избегайте фразы «Вам всё понятно?». Это закрытый вопрос, он не приглашает сотрудника к диалогу и не позволяют убедиться в том, действительно ли поставленная задача ему понятна.

Дополнительные открытые вопросы, которые проверяют правильное понимание задачи:

  • Какой план выполнения задачи?
  • Как будете искать информацию для выполнения задачи?
  • Какой метод будете использовать?
  • Остались ли вопросы?

5.Давайте обратную связь

Делайте регулярные встречи по промежуточным результатам проектов. Давайте конструктивную обратную связь. От этого будет зависеть отношение сотрудника к делу.

Поддерживайте сотрудников, пусть они регулярно обращаются к вам за советом или идеей. Если у вас есть сомнения относительно их способности выполнить работу, согласуйте график мониторинга и отчета: тогда, если задача действительно важная, вы будете отслеживать прогресс в рабочем процессе еженедельно или даже ежедневно.   

6.Ставьте развивающие задачи

Не ставьте задачи в форме приказов. Так вы не даете возможности человеку даже подумать, как лучше подойти к выполнению задачи. Все, что он может сделать, — четко следовать вашим инструкциям. 

Гораздо продуктивнее использовать другой метод — описать объем работы или задачу, выслушать идеи и обсудить результат вместе с сотрудником. Большинство людей нужно в определенной степени контролировать, чтобы они не отклонялись от намеченной цели. Соответственно, задача руководителя в том, чтобы правильно описать эту конечную цель. При этом на вопрос «Как именно осуществлять задуманное», сотрудник отвечает сам — это стимулирует интерес к задаче и дает возможность проявить себя.

7.Доверяйте сотрудникам

Часто руководитель совершает такую ошибку, думая, что знает, когда может доверять своей команде в принятии решений, а когда нет. Он следует одному принципу – разрешает своим людям действовать самостоятельно и свободно до тех пор, пока они действуют правильно в его понимании. Такой подход приводит к тому, что творческие и инициативные работники превращаются в исполнителей, выгорают, конфликтуют с руководителем и в результате часто уходят. 

Минимизируйте микроменеджмент и стремлением контролировать все процессы. Руководитель, который правильно ставит задачи — доверяет своей команде и делегирует ответственность.