fbpx

Управление проектом: 5 контрольных точек

​​Владимир Страшко, основатель консалтинговой компании «HR YOU» и эксперт Unit School of Business, рассказал, как оставаться в ресурсе во время запуска проекта и минимизировать управленческие риски.

Существует мнение, что проект — это самый простой и понятный способ добиться результата, потому что он имеет понятную цель, определенное количество задач, сроки и ресурсы. Эти ограничения еще называют проектным треугольником. 

Но на практике, входя в проект, сталкиваешься с законом Мерфи, который гласит: «Если что-то может пойти не так, оно пойдет не так». Поэтому проектный менеджер живет в постоянном ожидании форс-мажоров, которые нужно как-то исправлять.

Обычно все возникающие проблемы связаны со сложной системой проектных коммуникаций, где, как правило, задействовано очень много людей — участников со стороны команды и стейкхолдеров. Чтобы минимизировать риски, можно использовать систему из 5 контрольных точек, которые проектному менеджеру нужно поставить и контролировать: 

1.Согласование цели

Перед тем, как прописать техническое задание, нужно определиться, что вы хотите получить в результате реализации проекта. 

Например, проект в компании — внедрение CRM. Кто будут стейкхолдерами? Собственник бизнеса, директор, руководитель отдела продаж, технический подрядчик. Одинаковы ли интересы и ожидания от CRM у всех этих сторон? 

  • собственник хочет инвестировать как можно меньше денег и получить хороший результат;
  • РОП хочет минимизировать степень своей загруженности в процессе администрирования продаж;
  • подрядчики хотят как можно больше вам продать и заработать больше денег. 

И проектный менеджер должен согласовать все эти видения, найти компромисс, утвердить цель проекта и этапы его реализации. Поэтому первым делом убедитесь, что все стороны одинаково понимают цель проекта, и ожидаемый результат у всех один.

2.Управление рисками

Начинать управлять рисками нужно уже на этапе планирования. 

Для этого страхуйте себя по:

  • времени. Лучше закладывать около 20% люфта времени в сроки проекта, чтобы закончить его заранее и иметь возможность исправить какие-то проблемы;
  • финансам. Если говорим о финансовом планировании, то тоже нужно закладывать люфт в 10%-30%, чтобы иметь возможность покрыть возникшие форс-мажоры; 
  • команде. Убедитесь, что команда, которая входит в проект, имеет необходимые компетенции для его выполнения и потенциал к слаженной работе. Важно, чтобы команда не погрязла в конфликтах, которые могут убить проект.  Хорошо, когда команда работает вместе не первый день — это тоже своего рода страховка. 

На этапе планирования также нужно сформировать систему КПІ проекта. Желательно, чтобы они включали опережающие и запаздывающие показатели. 

Запаздывающие КПІ — это характеристики, которые получаются в результате достижения цели проекта, а опережающие — которые вы контролируете по ходу проекта.

Например, вы контролируете процент расхода ресурсов и проводите корреляцию со степенью выполненных задач. Потом можете контролировать качественные показатели (конверсии) и количественные (количество проведенных встреч, количество созданных прототипов). 

Регистрируйтесь на программу BUILD и получайте инструменты по управлению проектами, командой и бизнесом.

3.Наличие единой системы постановки задач

Эта система должна быть понятна всем. Все проектные  задачи должны ставиться и контролироваться в одном пространстве.

Проблемы с коммуникацией начинаются, когда мы пишем сообщение в Telegram, тут же ставим задачу в Trello, потом звоним по телефону и даем ценные указания команде, а потом еще в Viber отправляем сообщение и на электронную почту пишем письмо. Тогда часть информации точно потеряется. Система должна быть единой.

4.Митинги

Система коммуникаций по проекту выстраивается через митинги. Они должны быть регулярными, а все участники должны знать повестку дня. 

Митинги — это не общение ради общения, а координация. Они должны проходить не раз в месяц, а раз в неделю или каждый день — в зависимости от проекта. Важно во время митингов делиться информацией о том, как идет работа над проектом, какие сложности возникают и как их можно исправить. 

Если проджект убежден, что все участники проекта знают, когда запланирован митинг,  где он будет проходить и какая повестка дня, то контрольную точку можно считать выполненной.

5.Гибкость

Несмотря на все предосторожности, при реализации проекта обязательно что-то пойдет не так. В этом случае не нужно рвать на себе волосы и кричать, что все пропало. Просто соберите митинг с командой и внесите корректировки в план проекта. 

Планирование — бесценно. Слепое следование плану — бесполезно. Поэтому будьте гибкими.

Если из-за форс-мажоров вы видите, что не способны добиться нужных КПІ, вы можете их пересмотреть, но так, чтобы цель, о которой вы договорились в первом пункте, была достигнута. 

На программе BUILD вы научитесь эффективно делегировать и находить время на стратегические задачи. Регистрируйтесь!